10 maneiras para ser excepcionalmente produtivo

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Tradução feita por Raquel Vignado do original “10 Unusual Ways to Be Exceptionally Productive” de Jeff Haden publicado no linkedin: https://www.linkedin.com/pulse/10-unusual-ways-exceptionally-productive-jeff-haden?trk=pulse-det-nav_art – (fonte)

Qualquer que seja a sua definição de sucesso (cada definição pessoal de sucesso é e tem que ser diferente), um ponto é verdade para todos: Sucesso significa fazer as coisas. Pessoas altamente bem-sucedidas são capazes de fazer uma quantidade maior de tarefas, e aqui estão 10 maneiras simples para que você também possa fazer:

1. Elimine cada comprometimento com o “ego”

Todos nós fazemos coisas que tem muito mais a ver com o ego que com resultados. Talvez você seja voluntário em um comitê porquê você gosta de como isso soa em seu CV. Talvez você lecione em um colégio local porquê aprecia as palavras “professor adjunto”. Ou talvez, como eu, você dê entrevistas na radio porque parece legal estar em um rádio, mesmo que isso não me beneficie profissionalmente. (Existem alguns que eu iria sem importar para quê, só porque sou fã do apresentador). Qualquer coisa que você faça para o ego é perda de tempo. Pense nas coisas que você faz principalmente porque fazem você parecer importante, inteligente ou legal. Se não proporciona nenhum outro “valor”, abandone-o. Qualquer coisa que você faça que sirva apenas para sua própria glória é perda de tempo; além disso, a melhor glória é refletida e não projetada.

2. Não se esforce para os 5% a mais

Sou bastante competitivo, então quando eu começo a fazer alguma coisa, logo quero fazer melhor que as outras pessoas.

(OK, sou extremamente competitivo).

Andando de bicicleta, eu sou mais rápido, mais adaptado que a maioria das pessoas. Mas comparado com o pessoal mais veloz, eu não sou nada. Eles podem me ultrapassar em poucos km. Isso me deixa louco. Me faz correr mais e treinar mais e gastar milhões de horas numa bike – e para quê? Para eu poder disputar com eles por mais alguns quilômetros? Este tipo de melhoria não tem uma importância real. Claro, eu posso melhorar a minha forma física, mas naquele ponto a melhoria da minha saúde geral é, com sorte, mínima. E enquanto isso, tenho que passar horas na bicicleta e que poderia gastar em torno de objetivos melhores. Ou eu poderia apenas gastar mais tempo com a família, o objetivo mais importante de todos. Pense sobre algo que você já faz bem mas está tentando fazer ainda melhor. Em seguida, pese o esforço com o resultado. Algumas vezes “bom” é verdadeiramente bom o suficiente, especialmente se os 5% de ganho é enormemente desproporcional com a dor necessária para alcançar.

3. Encontre a maneira perfeita de dizer não

A maioria de nós dizemos sim por padrão, porque não queremos parecer rudes, hostis ou  inúteis. Infelizmente, isto também significa que nós, por padrão, assumimos mais do que queremos ou podemos cuidar. É importante saber como, com jeito e tato, dizer não. Talvez sua resposta será simples como, “Me desculpe, mas eu não tenho tempo”. Desenvolva sua própria maneira de dizer não, e então treine para que venha naturalmente. Desta forma, você não dirá sim apenas porque você pensa que deve – você dirá sim porque você sabe que esse é o melhor para você.

4. Elimine compromissos pessoais inúteis

Eu costumava jogar Futebol Fantasy* e Baseball Fantasy*. Mas quando eu parei para pensar sobre isso, eu não tinha idéia do porquê. Claro, eu poderia pensar que isso criou uma boa pausa na semana. Poderia pensar que foi uma atividade para “saúde mental” que me ajudou a afastar o estresse e a tensão da vida empresarial. Eu poderia, mas não seria verdade. Eu só fazia porque eu sempre fiz, e uma vez que começo todo ano eu não quero parar, porque, bem, eu não sou um desistente.

(Eu sei que soa estúpido, mas eu estou disposto a apostar que você faz pelo menos uma coisa pelas mesmas razões).

Olhe para as coisas que você faz porque você sempre fez e então decida se é hora de parar. Aqui vai um teste fácil: se você não quiser fazer algo enquanto estiver de férias, não há uma boa razão para fazer enquanto não estiver.

*O “Esporte Fantasy” ou Fantasy game é um estilo de jogo no qual pessoas montam times fictícios formados por jogadores da vida real. O desempenho de tais times é medido de acordo com a performance dos atletas previamente escolhidos. (Wikipedia, 2015)

5. Defina limites rígidos

Prazos estabelecem parâmetros, mas tipicamente não de um bom jeito. Nós ajustamos instintivamente nossos esforços de modo que nossas atividades tomem quanto tempo tiver para ser tomado. Tarefas devem tomar somente o tempo que precisam tomar – ou o tanto de tempo que você decide que ela deva tomar. Tente isso: decida que você irá gastar apenas 10 minutos por dia numa rede social. Apenas 10. O primeiro dia te deixará frustrado porque você não vai conseguir fazer tudo o que você tem “necessidade” de fazer. No segundo dia você vai pular “instintivamente” umas atualizações porque elas não são importantes. No terceiro dia você irá priorizar novamente e talvez use ferramentas para ficar melhor organizado. Pelo quinto dia você irá perceber que 10 minutos é tempo o suficiente para fazer o que você necessita fazer; todo o tempo a mais que você costumava usar era apenas em frivolidades. Escolha uma tarefa, defina um tempo limite, e se atenha a este tempo limite. A necessidade, mesmo necessidade artificial, é a mãe da criatividade.

6. Estabeleça uma rotina noturna

A primeira coisa que você faz é a mais importante, porque define o tom para o resto do seu dia. Então seja esperto e prepare para esta “primeira coisa” na noite anterior. Faça uma lista. Faça pequenas anotações. Revise informação. Priorize a si mesmo pisar no chão com todo esforço e velocidade no dia seguinte; um corpo em alta velocidade tende a ficar em alta velocidade.

7. … E uma rotina matutina

Certifique-se que você pode fazer as tarefas mais tranquilamente possível. Finja que você é um corredor Olímpico e sua rotina da manhã é como um aquecimento para a corrida. Levante-se, limpe-se, alimente-se e comece o dia. Meu tempo entre a cama e o escritório é por volta de 15 minutos (fácil, visto que meu trajeto é de dois lances de escada), portanto, não há muito que eu possa melhorar. Então eu faço outra coisa; eu faço a minha tarefa mais importante antes de checar meu e-mail.

Pense sobre isso: corredores não fazem voltas vagarosamente antes da corrida. Nem você deveria.

8. Terceirize as tarefas certas

Eu cresci pensando que qualquer trabalho que eu poderia fazer, deveria ser feito por mim mesmo. É por isso que demorou muito tempo para eu ver que o garoto do outro lado da rua poderia cortar a grama do meu quintal. Ele poderia usar o dinheiro e eu poderia usar o tempo. Mas esse é um exemplo simples. Aqui está uma abordagem ainda melhor: escreva as duas ou três coisas que você faz bem e que gera o retorno mais tangível. Talvez seja vender. Talvez seja desenvolver seus funcionários. Talvez seja construir uma relação de longo-prazo com o cliente. Eu? Eu faço mais dinheiro quando estou escrevendo; qualquer outra coisa que eu faço me afasta da minha habilidade de gerar lucros. Imagine duas ou três coisas que você faz melhor – e que geram o maior retorno por tempo – e em seguida elimine todas as outras coisas terceirizando essas tarefas. (Ou, muitas vezes, simplesmente eliminando-as). O resultado final irá te agradecer por isso.

9. Resolva o que você muitas vezes rompe

Eu costumava ser péssimo para colocar reuniões e compromissos em minha agenda. Eu pensava estar sempre atrasado, mas nunca estava. Então eu passava muito tempo, a maioria das vezes em pânico, tentando imaginar quando, quem e como era um determinado compromisso. Todo esse tempo era tempo perdido. Então eu finalmente decidi que eu iria imediatamente inserir todo compromisso na minha agenda no momento em que eu firmasse o compromisso – não importava o quê. Você provavelmente tem pelo menos uma coisa que tende a ser desorganizado. Talvez você não arquive as coisas corretamente. Talvez você procrastine lidar com certos e-mails e então esquece-os. Talvez você se veja regularmente despreparado para uma ligação ou reunião. O que quer que seja, ajuste-a. Você irá economizar tempo e aborrecimentos.

10. Não a multitarefa

Muitas pesquisas dizem que multitarefas não funcionam. Algumas pesquisas dizem que multitarefas, na verdade, emburrecem. Talvez você concorde, talvez não. Em ambos casos, eu tenho certeza que existe pelo menos uma coisa que você faz que não pode haver distrações ou perda de foco. Escolha uma tarefa importante e comprometa-se a se desligar de todas as outras quando você estiver realizando-a. Foque somente na sua tarefa. Faça o melhor. Eu aposto que isso irá fazer você decidir a parar de ser multitarefas.

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